Formulaire
DEMANDE D’ACCÈS À UN DOCUMENT
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AVERTISSEMENT
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À titre d’organisme public, la Municipalité / Ville est assujettie à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Celle-ci établit le principe général que toute personne qui en fait la demande a le droit :
- d’avoir accès aux documents détenus par la Municipalité / Ville, sous réserve des restrictions et exceptions applicables ;
- d’être informée de l’existence d’un renseignement personnel la concernant détenu par la Municipalité/Ville ;
- de faire rectifier un renseignement personnel la concernant s’il est inexact, équivoque ou incomplet ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation n’est pas autorisée par la Loi.
Comment faire une demande d’accès à un document ?
Une demande d’accès à un document doit être transmise au responsable de l’accès à l’information, soit le [le maire ou la personne à qui le maire a délégué par écrit ses fonctions (ex : greffier)] et contenir les informations suivantes:
- Prénom, nom et coordonnées du demandeur;
- Description précise du document demandé (titre, auteur, sujet, date ou période visée et service concerné);
- Mode de consultation souhaité (à nos bureaux ou par l’envoi d’une copie du document par la poste ou par courriel).
Un formulaire de demande d’accès à un document est mis à votre disposition, mais ce dernier demeure facultatif pour soumettre votre demande.
Vous pourrez transmettre votre demande d’accès à l’information aux coordonnées suivantes :
- Adresse courriel : [inscrire l’adresse courriel]
- Numéro de téléphone : [inscrire le numéro de téléphone]
- Numéro de télécopieur : [inscrire le numéro de télécopieur]
- Adresse postale : [inscrire l’adresse postale]
Est-ce qu’un tiers peut faire une demande d’accès à un document contenant mes renseignements personnels ?
Toute demande d’accès à un document peut être demandée, en votre nom, par une personne de votre choix. Dans ce cas, cette tierce personne devra fournir une procuration. Pour ce faire, vous pouvez utiliser le formulaire de procuration disponible. Dans le cas où la demande porte sur des documents concernant un immeuble dont vous être le propriétaire, la procuration devra le préciser. Si cet immeuble est la propriété d’une personne morale ou s’il s’agit d’un immeuble en copropriété, une résolution du conseil d’administration doit être adoptée pour désigner le demandeur.
Quel est le délai de réponse que la Municipalité / Ville peut prendre pour donner suite à ma demande ?
À la suite de la réception de la demande, la Loi prévoit un délai de réponse de 20 jours consécutifs. Le responsable de l’accès à l’information peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger d’une période n’excédant pas 10 jours, en avisant par écrit le demandeur.
Quels sont les coûts pour une demande d’accès aux documents ?
L’accès à un document est gratuit. Toutefois, des frais n’excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés du requérant. Le montant et les modalités de paiement de ces frais sont prescrits par le Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels.
Révision d’une demande écrite refusée en tout ou en partie :
Si l’accès à un document est refusé, la personne ayant formulé une demande écrite peut déposer une demande de révision auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec dans les 30 jours suivant la décision.
PROCURATION POUR UNE DEMANDE D’ACCÈS À UN DOCUMENT
Si votre demande d’accès à un document est demandée par une tierce personne, en votre nom, par une personne de votre choix, vous devrez fournir une procuration. Pour ce faire, vous pouvez utiliser le formulaire de procuration disponible sur la version pdf
[endroit], le 2024
Destinataire [nom de la municipalité / ville]
[Adresse du destinataire]
Objet : Procuration pour une demande d’accès à un document
Au responsable de l’accès à l’information,
Je, soussigné(e), [nom du demandeur], domicilié(e) au [adresse complète du demandeur], autorise, par la présente, [Nom de la tierce personne], de la société [nom de la société] (s’il y a lieu), à demander, en mon nom, une copie du (des) document(s) suivant(s) :
(S’il y a lieu) : Ces documents concernent mon immeuble situé au [adresse complète de l’immeuble]
Signé à [endroit], en date du 2024, pour servir et valoir ce que de droit.
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Signature du demandeur
Veuillez prendre note que lorsque le propriétaire est une personne morale (compagnie) ou s’il s’agit d’un immeuble en copropriété, une résolution du conseil d’administration désignant une personne doit être adoptée à cet effet et remise avec la demande d’accès à l’information.